Ik heb laatst een vergadering gehad waarbij ik merkte wat voor verschil een goede vergaderlocatie kan maken. Zowel de vergaderlocatie Utrecht als de vergaderlocatie Den Bosch waar ons bedrijf af en toe vergadert, maken de vergaderingen zoveel beter en productiever dan wanneer we op onze eigen locatie vergaderen. Dit zette me aan het denken. Hoe verander ik onze eigen vergaderruimte, zodat zelfs de kleinste vergaderingen productiever, soepeler en algeheel beter verlopen?
A/V OK
Het eerste punt klinkt misschien als iets heel logisch in de 21ste eeuw, maar het is opnieuw iets waar ik pas aan dacht bij die vergaderingen bij de vergaderlocatie Utrecht en vergaderlocatie Den Bosch: goede audio en video installaties. Steeds meer presentaties en andere werk gerelateerde dingen worden digitaal, of zijn het al, en als we steeds ons digitale werk naar een analoog medium moeten verplaatsen omdat de 20 jaar oude beamer in de vergaderzaal van ons bedrijf er mee ophoudt als je te hard op de rechtermuisknop klikt, is er toch iets mis. Dus, een goede beamer (of iets vergelijkbaars) en een zet speakers waarvan iedereen ook weet hoe alles werkt, doet al heel veel voor de soepelheid én duidelijkheid van je presentaties en vergaderingen.
Kleurenblind
Denk ook eens na over kleur. Zowel de vergaderlocatie Utrecht als de vergaderlocatie Den Bosch hadden allebei een ontzettend fijn kleurenpalet. Ze gebruikten voornamelijk kalme kleuren, maar waren zeker niet bang voor een wat fellere accentmuur. Kleuren hebben ook daadwerkelijk een psychologisch effect. Blauw laat je werknemers tot rust komen en geeft ze een veilig en vertrouwt gevoel, terwijl rood activeert en je hart letterlijk sneller laat kloppen, zodat je meer energie krijgt voor die ene 5 uur durende vergadering. Als je de kleuren van de muren niet wilt veranderen kan je ook eens nadenken over zacht gekleurde lichten.
Mobiliteit
Nog iets waar een collega van me mee kwam (ook iets dat we hebben gezien bij de vergaderlocatie Utrecht én de vergaderlocatie Den Bosch) zijn makkelijk beweegbare en super mobiele meubels. Zo hebben we bijvoorbeeld een aantal tafels die veranderd kunnen worden in zowel lessenaars als bureaus waaraan je moet staan, zodat mensen zelf kunnen zitten hoe ze het fijn vinden en de kamer snel van lay-out kan worden veranderd.
Dit zijn slechts een paar manieren om je eigen vergaderruimte te verbeteren, maar ik geloof dat je zo als bedrijf al een heel eind komt. En als het allemaal niet lukt, dan heb je altijd nog de vergaderlocatie Utrecht én de vergaderlocatie Den Bosch om naartoe te vluchten. Win-win, toch?
